A abordagem holística da transformação da gestão de compras públicas até a adoção de compras públicas eletrônicas abrange diversas áreas, como transformação jurídica, mudanças organizacionais, reengenharia de processos, inovação tecnológica e interoperabilidade, entre outras.
Portanto, a digitalização da gestão de compras não se resume somente à conversão de processos em papel em procedimentos eletrônicos, mas também à busca de inovação na maneira como as compras são realizadas para obter mais benefícios. Além disso, a adoção de tecnologias inovadoras, como a Inteligência Artificial ou a Analítica Avançada, pode levar a uma completa reformulação da prática de licitações governamentais.
As compras públicas são uma das maiores áreas de despesas dos governos em todo o mundo. Todos os anos, as autoridades públicas gastam cerca de 14% de seu PIB (cerca de 2 trilhões de euros por ano) com a compra de serviços, obras e suprimentos. Portanto, é fundamental que as administrações públicas conduzam os processos de compras, considerando o melhor custo-benefício na utilização dos recursos públicos.
Os bens e serviços de alta qualidade deve ser garantidos, facilitando o acesso às oportunidades de aquisição por todos os fornecedores interessados (especialmente as PMEs), ao mesmo tempo em que são responsáveis com o dinheiro do contribuinte.
Os oito principais fatores para a digitalização da gestão de compras públicas
A NTT DATA apresenta uma abordagem à gestão de compras públicas eletrônicas que envolve uma transformação completa dos procedimentos. Nossa principal recomendação é adotar a licitação eletrônica completa para cobrir todos os processos licitatórios, desde o planejamento da demanda até a execução e controle do contrato de forma padronizada.
Nossa perspectiva também envolve uma transformação do processo de compras, que passa de uma licitação baseada em documentos para procedimentos orientado por dados. Os dados gerados eletronicamente durante todo o processo de compras substituem a necessidade de documentos (físicos ou eletrônicos). Aproveitando a evolução tecnológica, acreditamos que os sistemas podem desempenhar um papel mais intenso na geração, compartilhamento e consumo de dados, reduzindo a necessidade de uma documentação física.
A transformação digital bem-sucedida na contratação pública baseia-se em oito principais fatores:
1. Definição de procedimentos digitais eficientes e otimizados
O primeiro fator depende da definição de procedimentos digitais eficientes e otimizados que evitem vícios importados do processo de compras em papel. O gerenciamento do fluxo de trabalho dos processos de compras públicas será simplificado por meio da assistência aos usuários durante todo o processo, automatizando todas as tarefas potenciais, evitando a produção de documentação desnecessária, reduzindo a carga administrativa e diminuindo os erros administrativos durante o processo. Um dos principais fatores está em evitar a duplicação de informações, já que isso reduz a eficiência e aumenta a probabilidade de cometer erros.
2. Implementação de sistemas de e-Procurement fáceis de usar e centrados no usuário
O segundo fator está relacionado com a otimização da gestão de compras públicas digitais e envolve a implementação de sistemas eletrônicos de compras com uma abordagem centrada no usuário. As autoridades contratantes, operadores econômicos e quaisquer outros usuários do sistema serão colocados no centro do projeto. As ferramentas de TI devem facilitar os procedimentos de trabalho dos usuários para que sejam eficazes para as organizações.
3. A automação de procedimentos utilizando RPA e IA
Automatizar procedimentos adotando tecnologias comprovadas em outros setores, como Automação Robótica de Processos (RPA) e Inteligência Artificial, evita a intervenção humana para determinadas tarefas. A implementação de blockchain em contratos inteligentes também pode facilitar a automação destas tarefas. Alguns procedimentos não requerem intervenção humana para serem executados ou efetivados, já que o sistema eletrônico de compras dispõe de dados necessários para a execução da tarefa.
4. Padronização de dados para a gestão de compras públicas
O próximo passo é a padronização de dados para a gestão de compras públicas compatíveis com os padrões mais comuns existentes. Os processos de compras públicas produzem enormes quantidades de informação para uma análise e um monitoramento mais detalhado, tanto pela sociedade civil quanto pelas administrações públicas. O sistema também promove a transparência das informações sobre gastos públicos e a contabilidade dos gastos públicos com base em dados.
5. Adoção de uma abordagem baseada em evidências
Outro fator chave para digitalizar o processo de compras públicas é adotar uma abordagem baseada em evidências, implementando técnicas para fazer uso do grande volume de informações disponíveis. Este método permitirá um melhor planejamento das necessidades de compras, com um conhecimento mais abrangente do mercado e de seus agentes, facilitando a auditoria e o monitoramento das compras públicas. Hoje é possível adotar esta perspectiva com a análise avançada de dados, previsão e técnicas de big data.
6. Integração de sistemas de e-Procurement com outras soluções digitais
Permitir a comunicação e o intercâmbio de dados entre sistemas facilita a automação de tarefas e procedimentos, evitando a duplicação e reduzindo a necessidade de tarefas administrativas e de baixo valor agregado. É essencial que as administrações públicas adotem padronizações de dados que permitam a comunicação e o intercâmbio de informações entre diferentes organizações, mesmo com diferentes estruturas regulatórias de compras públicas e outros idiomas.
7. Reciclagem das soluções existentes
Reutilizar soluções que já estão à disposição das administrações públicas para garantir uma redução considerável no time-to-market de novas soluções e evitar a duplicação de esforços no desenvolvimento de soluções de TI com o mesmo objetivo. Isto permite utilizar soluções já testadas e implementadas com sucesso, utilizadas em outros processos e para outros objetivos.
8. Viabilizar a participação internacional em compras públicas
A habilitação de mecanismos que permitem a participação internacional no processo de compras públicas contribuirá para uma digitalização bem-sucedida. As compras públicas são um pilar fundamental do Mercado Comum Europeu, e tanto as autoridades públicas quanto os fornecedores se beneficiarão de uma maior mobilidade.
A NTT DATA assessorou com sucesso os clientes não apenas na implementação de modernos sistemas de e-Procurement, mas também nas reformulações do sistema de compras públicas. Trabalhamos recentemente com clientes em diversos níveis da administração pública, incluindo a Comissão Europeia, as Nações Unidas, o Banco Europeu de Reconstrução e Desenvolvimento, o Escritório Europeu de Patentes, e muitas outras administrações nacionais e regionais.
