Há algum tempo, um assunto que não é novidade nas empresas é a eliminação ou otimização de atividades manuais e repetitivas. Segundo um estudo da Statista, houve um crescimento de 188% no investimento mundial em ações de digitalização por intermédio da automatização, saltando de US$ 5,8 bilhões para US$ 16,7 bilhões, e as perspectivas para iniciativas que envolvem automatização seguem positivas, já que se espera a chegada de um patamar superior a US$ 34,2 bilhões em 2023, caracterizando um crescimento de 105% em relação a 2020¹.
Ademais, nos últimos anos uma pauta muito discutida mundialmente foi a busca por "Operações Híbridas". Mas afinal, o que de fato são “Operações Híbridas”?
São atividades estruturadas com utilização exponencial da tecnologia em conjunto com capital humano, permitindo otimizar tarefas frequentes e repetitivas do dia a dia, ampliando a capacidade de tomada de decisão e, consequentemente, gerando melhores resultados. Dessa maneira, quando uma tarefa manual é automatizada, é possível que as pessoas consigam se dedicar mais em capacitação e focar em tarefas que representam maior valor agregado.
Com a era das operações híbridas, a busca pela automatização de atividades vem crescendo, e os executivos vem buscando oportunidades de redução de custos, por meio da adoção de ferramentas ou soluções tecnológicas que façam sentido para cada modelo de negócio.
Na realidade pré-pandêmica já se falava muito em automatizações, porém, com a chegada da COVID-19, as estratégias das organizações tiveram que ser aceleradas e diversificadas, visando também a expansão para novas alternativas de negócios.
A crise sanitária global despertou nas organizações a necessidade de se reinventar e de implementar iniciativas que possibilitassem a continuidade de seus negócios. De acordo com Gartner, sete em cada dez Conselhos de Administração aceleraram iniciativas de implementação de soluções de transformação digital devido à COVID-19, o que demonstra que a crise econômica e social é um fator diretamente proporcional à aceleração da digitalização.
Desta vez, em uma pesquisa global realizada pela McKinsey com 800 executivos sênior, em Julho de 2020, constatou-se que dois terços dos executivos estavam focados em investimentos para iniciativas de automatização ou inteligência artificial (IA), com predominância em negócios com altas taxas de proximidade física².
Vale destacar que a estratégia voltada para automatização está evoluindo há alguns anos, tornando-se mais sofisticada. Diferentemente de como acontecia no passado, onde o foco era em RPA e na busca por benefícios no curto prazo, e impacto econômico localizado, em processos e áreas específicas, atualmente se almeja a geração de valor para as organizações (de forma mais abrangente), por meio de adoção de multitecnologia e foco em resultados tangíveis e sustentáveis.
Dado esse contexto, as organizações enfrentam grandes obstáculos para atingir um patamar no qual elas podem ser consideradas Organizações Híbridas, dentre eles, os mais desafiadores são:
Definição adequada de casos de uso
Esclarecer o objetivo das iniciativas é um elemento chave para seguir com projetos de automatização. Casos de uso são recomendados para avaliar os benefícios ao implementar novas iniciativas, contribuindo para a tomada de decisão com base na viabilidade, ao avaliar aspectos como análise situacional e justificativa financeira. É importante definir o problema para o qual a automatização está sendo implementada e como ela será uma solução, qual o investimento necessário, os riscos que podem aparecer no caminho da implementação e como mitigá-los, além de indicadores para medir o futuro retorno financeiro (ROI) e tempo para o break even point.
Modelo de implementação
A escolha do modelo de implementação garante toda a estruturação da governança de trabalho, coordenando os esforços e contribuindo com uma transformação rumo a uma operação híbrida sustentável.
Dentre os modelos de implementação, destacam-se o descentralizado, misto ou centralizado.
O modelo descentralizado é caracterizado por uma governança com todas as funções segregadas por área de negócio, sendo cada unidade responsável pela operação e manutenção das soluções automatizadas. Já o modelo misto, apresenta uma divisão clara de funções entre as áreas de negócio e a área de automatização. Por fim, o modelo centralizado é aquele em que a área de automatização concentra todas as funções e disponibiliza serviços para as áreas de negócio.
Mas qual a principal diferença entre eles? O modelo descentralizado é o que possui maior flexibilidade para automatização, já o centralizado é aquele que possui maior controle para a implantação. No caso do misto, é o meio termo entre flexibilidade e controle da implantação.
Manutenção das transformações de processo e planos de evolução
Um fator de suma importância ao implementar automatizações é realizar um acompanhamento do desempenho pós-implementação, mapeando possibilidades de evolução nas tarefas executadas.
A melhoria contínua deve ser tratada como uma parte da cultura nas empresas, por meio dessa prática é possível detectar eventuais falhas, gargalos ou desperdícios nos processos envolvidos, abrindo portas para possíveis otimizações. Dessa forma, permite-se o aumento na qualidade e eficiência, o que garante que todo esforço dedicado à melhoria de um processo não seja em vão, mas sim uma fonte de soluções que agreguem ainda mais valor às organizações.
Engajamento de todos os níveis das organizações
Existe uma grande lacuna de conhecimento dentro das empresas, que limita a capacidade de construção de soluções que explorem o potencial tecnológico em conjunto com o intelectual dos colaboradores. Além disso, é muito comum entre os funcionários um medo de “substituição pelas máquinas”, mas na realidade a automatização representa novas oportunidades para desenvolvimento de novas competências.
Dado esse cenário, cabe à liderança incentivar o pensamento de inquietude com o status quo e despertar em todos os níveis das empresas a curiosidade nos colaboradores.
Para que isso aconteça, deve-se criar um plano de comunicação estruturado e constante, em conjunto com ações de treinamentos teóricos e práticos, ações essas que despertem o sentimento de segurança e proatividade.
Diante desses desafios, a NTT Data possui ampla experiência em apoiar as organizações nessa jornada, podendo contribuir com a adaptação aos novos cenários e em como lidar com os obstáculos, tendo expertise em serviços como:
Suporte com a definição e valoração de Business Cases
Para se obter sucesso numa implementação desse porte e torná-la viável, recomenda-se que haja especialistas dedicados, o que mitiga o risco de se fazer escolhas inapropriadas de casos de uso ou mesmo a falta de um.
A NTT Data possui know how em estimar os impactos potenciais e econômicos de iniciativas de automatização de operações, avaliando as principais variáveis envolvidas, as atividades necessárias e projeções de ganhos e perdas, para garantir o melhor resultado possível para os clientes.
Implementação em modelo Ágil
A NTT Data atua globalmente em diversos frameworks fornecidos pela filosofia Agile, que fomentam o pensamento digital, podendo gerar soluções que de fato cumpram os objetivos do negócio. Os profissionais atuam com a identificação de processos que tragam maior benefício e agilidade, busca por potencialização das entregas com maior geração de valor, identificação de melhorias em relação à tecnologia e às equipes, e definição de Roadmaps de implementação, visando a mudança para a cultura Agile nos clientes.
Acompanhamento e melhoria contínua
Ao implementar automatizações em processos, é crucial tornar a operação mais inteligente e eficiente, como por meio da adoção de práticas de Data & Analytics e Machine Learning.
A NTT Data se faz presente ao longo de todo o ciclo de implementação, identificando ações de melhoria, monitoria contínua dos processos em produção, gestão de incidentes, reportes de métricas, manutenção e ações de prevenção, visando um futuro de sustentabilidade pós-implementação.
Logo, assim como foi exposto neste artigo, “Operações Híbridas” é um tema de relevância, que exige forte comprometimento dos executivos nos dias atuais, devido às possibilidades exponenciais de se agregar valor aos negócios. Contudo, para se conquistar resultados tangíveis e sustentáveis, cabem às organizações traçar um plano estruturado que considere os principais fatores críticos de sucesso, de acordo com o nível de maturidade que elas se encontram, bem como preencher a lacuna de conhecimento e cultura existente para, assim, conquistar o engajamento de todos e consequentemente usufruir dos benefícios que a combinação entre esforços humanos e tecnológicos pode proporcionar.
¹ Statista (2020). Gasto en RPA, IPA e IA a nível mundial 2016-2023. ² MCKinsey research (2020).
