Transformação Digital do Setor Jurídico com Tecnologia Inovadora
Num ambiente de negócios cada vez mais dominado pela ideia de agilidade, os setores de uma empresa devem atender rapidamente às demandas. Não há mais espaço para métodos burocráticos que emperram os resultados. Isso vale para todas os setores, entre eles a parte administrativa, que atende as demandas internas de uma empresa.
Com o desafio de atender cerca de 85 mil colaboradores de maneira mais unificada e produtiva, o Itaú buscou na NTT DATA, uma das maiores consultorias de TI e Negócios do mundo, uma solução que permitisse usar a tecnologia para otimizar a produtividade de trabalho de sua equipe de advogados do setor jurídico.
“Percebemos dificuldades envolvendo acúmulo de demandas, padronização, comunicação e agilidade nos processos internos do Itaú, somados a uma gestão deficiente do conhecimento gerado pela área”, afirma Carolina Salateo, gerente de CRM da NTT DATA. “Vimos então a necessidade de criar um projeto que oferecesse transformação nos campos digital e cultural, para solucionar um problema que comprometia a eficiência e entrega de resultados.
O banco também possuía o desejo de consolidar toda a produção feita pelos advogados em um banco de dados que pudesse ser facilmente acessado por todas as equipes, conforme a necessidade. Adriano Sartori, gerente de Projetos do Jurídico do Itaú, explica que, além de incentivar a colaboração entre os membros, a medida otimizaria o atendimento de demandas mais urgentes. “Ao contrário do que normalmente é feito, seria necessário ao jurídico assumir o protagonismo, e não ficar apenas em um papel de suporte a outros setores.”
A resposta a essas questões veio na ferramenta conhecida como “iuLaw”. Ela combina tecnologias como Inteligência Artificial e Realidade Aumentada em uma plataforma Salesforce, que facilita o processo de pesquisa e busca de informações. “A ideia principal é acelerar o atendimento de demandas, recomendando documentações e conteúdos que podem auxiliar na resolução de processos em andamento”, afirma Ticiane Andrade, Gerente do Jurídico de Dados, Contratos e PI do Itaú.
Por meio da interpretação de dados feita pela plataforma, o iuLaw também traz ao profissional sugestões de respostas a partir das quais ele pode basear seu parecer final. “Isso gera uma maior atenção e cuidado com o que é produzido todo dia, e como fazer a curadoria desse conteúdo”, diz Sartori.
O processo foi baseado em três frentes: pessoas, processos e ferramenta. Salateo explica que havia a necessidade de implementar iniciativas que estimulassem um mindset ágil e colaborativo, e cocriar soluções tecnológicas que visassem facilitar a estruturação e gestão dos dados gerados pela área, e o uso de IA para facilitar a busca e acesso ao conhecimento. “A estratégia envolveu conceito, nome e identidade visual, com o objetivo final de facilitar a comunicação e engajar todos os colaboradores.
Mentalidade ágil
A desburocratização foi uma das primeiras e principais questões a serem resolvidas com o iuLaw, explica Michel Gobatto, sócio da NTT DATA. “Trata-se de uma área que ainda possui processos muito rígidos, e existiu o desafio de fazer pessoas muito mais ligadas ao negócio começarem a interagir com a tecnologia, conectar o mundo jurídico ao universo 4.0”.
O objetivo do projeto era posicionar a área jurídica do banco para responder melhor aos novos desafios de mercado, acompanhando o ritmo de evolução das áreas de negócio. Além da tecnologia, havia a necessidade de incentivar um trabalho colaborativo, integrado às necessidades dos clientes. “Para isso, era fundamental estimular a mentalidade ágil e de crescimento”, diz Gobatto. “E isso não depende apenas da adoção de novas tecnologias digitais, mas de uma mudança cultural profunda.”
Essa mudança foi gerada por meio da difusão de uma cultura colaborativa com foco no compartilhamento de conhecimento: saber testar, errar e aprender, promover mais autonomia e protagonismo entre as equipes. “De nada adiantaria implementar um novo sistema, se ele não fosse abraçado pelo cliente e fizesse sentido para ele”, afirma.
Uma das mais formas práticas encontradas pela NTT DATA para gerar mais engajamento com a solução foi por meio de uma pulseira dada aos colaboradores. O aparato possui um QR Code que, ao ser escaneado, exibe um vídeo institucional com as principais funcionalidades da plataforma. “A ideia, em vez de simplesmente enviar um e-mail informativo, é tornar essa imersão a uma nova tecnologia algo mais lúdico e interativo”, comenta Gobatto. O executivo afirma ainda que a pulseira ajudou a gerar um maior sentimento de pertencimento dos envolvidos.
Resultados
A plataforma Salesforce realiza a retroalimentação dos documentos, que são indexados por uma plataforma Lucidworks. Até o momento, são cerca de 800 mil registros já indexados, dos quais 14.500 trafegam no repositório do iuLaw.
Além disso, plataforma reduziu o tempo de resposta de pesquisas para menos de um segundo, em um processo que costumava demorar dias. Cerca de 70% das consultas feitas dentro da ferramenta foram bem-sucedidas, com grande tendência de aumento.
O iuLaw também já é um projeto premiado. A plataforma da NTT DATA foi reconhecida pelo Prêmio AB2L (Associação Brasileira de LawTechs e LegalTechs), recebendo a certificação Departamento Jurídico 4.0 em quatro categorias: Inovação Jurídica, Gestão de Pessoas, Eficiência Jurídica e Parceiros de Negócios.
“Um dos maiores saldos positivos foi ver nossa equipe de advogados abraçando novas ideias, se abrindo para novas iniciativas”, comenta Andrade. “Isso também demonstra que recebemos o reconhecimento interno, uma vez que a missão de conectar o jurídico à tecnologia foi bem-sucedida.”